SENA Healthcare Group Personal Data Protection Notice

SENA Healthcare Services Sdn. Bhd., its subsidiaries and affiliates (collectively, referred to as “SENA¹”, “we”, “us” or “our”) are committed to protecting your personal data in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”). This SENA Healthcare Group Personal Data Protection Notice (“PDP Notice”) outlines how SENA collects, uses, discloses and manages personal data in compliance with the PDPA.

1. Consent

This PDP Notice serves to inform you that your personal data is being processed by us or on our behalf. By providing us with your personal data or continuing to communicate with us, we shall regard that you have consented to the processing of such data pursuant to this PDP Notice. Should we ask you to provide certain information by which you can be identified, then you can be assured that it will only be used in accordance with this PDP Notice.

2. Source of Personal Data

Your personal data is collected from various sources, including information you have provided us, information from third parties and information in the public domain via hardcopy or digital forms. This includes data you provide through social media, call centre, mobile applications, text and messaging tools or public sources.

Further, we may request your assistance to procure the consent of third parties whose personal data is made available by you to us, and you hereby agree to use your best endeavours to do so.

3. Types of Personal Data Collection

Your personal data processed by us may include, but is not limited to, your name, date of birth, identity card or passport number, address, phone number, email address, occupation, age, gender, marital status, weight, height, photos, race, nationality, religion, family and/or next of kin information, financial and banking account details, medical history and information, and other personal information including sensitive data information (referred to as “Personal Data”).

4. Purposes of the Personal Data

Your Personal Data shall be collected, used, transferred or otherwise processed for purposes including, but not limited to, the following:

1. to provide medical and healthcare services;
2. to facilitate your medical management within SENA hospitals, including sharing your personal data with other independent consultants within SENA hospitals;
3. to establish and manage medical records and medical reports;
4. to facilitate payment, billing and invoicing process, including the issuance and submission of e-invoices to the Inland Revenue Board of Malaysia and any other relevant authorities;
5. to facilitate outstanding debt recovery in the event of any monies due and owing from you;
6. to process your credit facility application and to assess your credit worthiness;
7. to conduct research, analysis and improvement, including surveys to enhance patient care and experience;
8. to administer and respond to requests, queries, complaints, investigations and legal issues;
9. for submission and registration of relevant forms and licenses to the relevant authorities and/or third parties under the governing laws relevant to the healthcare industries;
10. to share Personal Data for the purpose of banking facilities, insurance, signing of legal and accounting documents;
11. to provide marketing, advertisement, membership programmes, rewards schemes, offers and/or promotion on our products and services;
12. for education and training;
13. creating de-identified, aggregated and/or anonymised data for data analysis to optimise patient care and improve healthcare services;
14. undertake automated decision-making, including profiling where permissible under law; and
15. for other purposes required to operate, maintain and better manage our business, security and your relationship with us (collectively, “the Purposes”).

The processing of your Personal Data may be mandatory or voluntary, depending on the Purposes for which your Personal Data is collected. Where it is mandatory for you to provide us with your Personal Data, and you fail, choose not to provide us with such data, or do not consent to this PDP Notice, we will not be able to provide our services or otherwise engage with you.

5. Disclosure of Personal Data

Your Personal Data may be shared within SENA, related healthcare professional and authorised external parties, which may include the following:

1. healthcare professionals;
2. service providers, vendors, contractors, suppliers that provide products and services to us such as for security support, delivery and transportation, customer survey, debt recovery parties, payroll, employee expense support and benefits and rewards administration;
3. Government agencies, local authorities, and non-government agencies;
4. Professional advisors and others, such as financial institutions, banks, insurance companies and agents, auditors, lawyers, accountants and payroll advisors;
5. Other private and public hospitals, healthcare providers and training providers;
6. Family and next of kin;
7. To such parties as may be required by law, court, regulator or legal process to disclose;
8. Other parties in connection with corporate transaction, such as sale of a business, reorganisation, merger, joint venture or disposition of our business, assets or stock; and/or
9. Any other person which SENA may deem necessary.

6. Cross-border Transfer of Personal Data

In order to fulfil the Purposes, your Personal Data may be shared within SENA or with authorised external parties worldwide. This may involve transferring your Personal Data to countries outside of Malaysia. We ensure that any such transfer is conducted in strict accordance with the PDPA.

7. Security Measure

We take appropriate measures, including our appointed external parties to protect the confidentiality and security of your Personal Data. We implement physical, technical and organisational measures to prevent risks, such as destruction, loss, misuse, alteration and unauthorised disclosure of or access to your Personal Data.

Nevertheless, you are required to ensure the security of your password and not to disclose it to any other party to reduce the risk of data breaches.

8. Retention Period

Any Personal Data retained by us may be destroyed and/or deleted from our records and system in accordance with our retention policy in the event such data is no longer required for the said Purposes.

9. Access and Update of Personal Data

We do our best to ensure that the Personal Data we hold about you is accurate, complete, not misleading and up to date. If there are any changes to your Personal Data or if you believe that the Personal Data we have about you is inaccurate, incomplete, misleading or not up to date, please contact us so that we may take steps to update your Personal Data.

If you would like to request access to your Personal Data or withdraw your consent for us to process your Personal Data, please contact us. We recommend that your request to be made in writing.

In accordance with the PDPA:

1. Depending on the information requested, we may charge a fee as stipulated in the First Schedule (Regulation 2) of Personal Data Protection [Fees] Regulations 2013 for processing your request for access; and
2. We may refuse to comply with your request to access or make a correction in accordance with PDPA.

10. To contact us

If you have any inquiries, requests or comments in relation to this PDP Notice, please contact the Data Protection Office via the following channels:

• Email: dpo@senahealthcare.com.my
• Written communication mailed to:
  No. 32A-1, Jalan Radin Bagus 3,
  Sri Petaling,
  57000 Kuala Lumpur.
  (ATTN: Henry Yap, Data Protection Office)

We will do our best to address your requests and concerns within reasonable time. Upon receipt of your request, we may ask you to verify your identity before we can act on your request.

In the event of any inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this PDP Notice, the English version shall prevail.

¹ SENA is a network of companies operating within Malaysia (as part of the group of entities under the ultimate holding company, SENA Healthcare Services Sdn. Bhd.). “Affiliates” is any entity that controls, is controlled by, or is under common control, in each case either directly or indirectly with either a subsidiary or related corporation of the Group, where “control” means the ownership of or the power to vote representing more than 50% of voting stock, shares or interests of the entity.

Notis Perlindungan Data Peribadi Kumpulan SENA Healthcare

SENA Healthcare Services Sdn. Bhd. termasuk anak syarikatnya, dan mana-mana sekutunya (secara kolektif dirujuk sebagai “SENA¹” atau “kami”) amat komited bagi memastikan bahawa data peribadi anda dilindungi mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010 (“PDPA”). Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis PDP”) menggariskan bagaimana SENA mengumpul, menggunakan, menzahirkan dan mengurus data peribadi selaras dengan PDPA.

1. Persetujuan

Notis PDP ini bertujuan bagi memaklumkan mengenai data peribadi anda yang akan diproses oleh kami atau bagi pihak kami. Dengan memberikan kami data peribadi anda atau terus berkomunikasi dengan pihak kami, kami beranggapan bahawa anda bersetuju dengan pemprosesan data tersebut menurut Notis PDP ini. Sekiranya kami meminta anda memberikan maklumat tertentu yang membolehkan anda dikenalpasti, maka anda boleh yakin bahawa ia hanya akan digunakan mengikut Notis PDP ini.

2. Sumber Data Peribadi

Data peribadi anda dikumpul daripada pelbagai sumber, termasuk maklumat yang anda berikan kepada kami, maklumat daripada pihak ketiga dan maklumat dalam domain awam, melalui salinan cetak atau digital. Ini termasuk data yang anda berikan melalui media sosial, pusat panggilan, aplikasi mudah alih, alat teks dan pemesejan atau sumber awam.

Selain daripada itu, kami mungkin memerlukan bantuan anda untuk mendapatkan persetujuan pihak ketiga mengenai data peribadi mereka yang disediakan oleh pihak anda kepada kami, dan anda dengan ini bersetuju untuk menggunakan usaha terbaik anda untuk membuat sedemikian.

3. Jenis Pengumpulan Data Peribadi

Data peribadi anda yang diproses oleh kami mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada, nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan atau pasport, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, pekerjaan, umur, jantina, status perkahwinan, berat badan, ketinggian, gambar, bangsa, kewarganegaraan, agama, maklumat keluarga dan/atau waris terdekat, butiran akaun kewangan dan perbankan, sejarah dan maklumat perubatan, dan sebarang data peribadi lain termsuk maklumat data sensitif (dirujuk sebagai “Data Peribadi”).

4. Tujuan Pemprosesan Data Peribadi

Data Peribadi anda akan dikumpul, digunakan, dipindahkan atau sebaliknya diproses untuk tujuan termasuk, tetapi tidak terhad kepada, perkara berikut:

1. untuk menyediakan perkhidmatan perubatan dan penjagaan kesihatan;
2. untuk memudahkan pengurusan perubatan anda dalam hospital SENA, termasuk berkongsi Data Peribadi anda dengan perunding bebas lain dalam hospital SENA;
3. untuk mewujudkan dan mengurus rekod perubatan dan laporan perubatan;
4. untuk memudahkan proses pembayaran, bil dan invois, termasuk pengeluaran dan penyerahan e-invois kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia dan mana-mana pihak berkuasa lain yang berkaitan;
5. untuk memudahkan pemulihan hutang tertunggak sekiranya terdapat sebarang wang yang perlu dibayar dan terhutang daripada anda;
6. untuk memproses permohonan kemudahan kredit anda dan untuk menilai kelayakan kredit anda;
7. untuk menjalankan penyelidikan, analisis dan penambahbaikan, termasuk tinjauan untuk meningkatkan perkhidmatan dan pengalaman pesakit;
8. untuk mentadbir dan menjawab permintaan, pertanyaan, aduan, penyiasatan dan isu undang-undang;
9. untuk penyerahan dan pendaftaran borang dan lessen yang berkaitan kepada pihak berkuasa yang berkaitan dan/atau pihak ketiga di bawah undang-undang yang mengawal industri pernjagaan kesihatan;
10. untuk berkongsi Data Peribadi bagi tujuan kemudahan perbankan, insurans, menandatangani dokumen-dokumen undang-undang dan perakaunan;
11. untuk menyediakan pemasaran, pengiklanan, program keahlian, skim ganjaran, tawaran dan/atau promosi produk dan perkhidmatan kami;
12. untuk tujuan pendidikan dan latihan;
13. mencipta data yang tidak dikenalpasti, diagregatkan dan/atau tanpa nama untuk analisis data bagi mengoptimumkan penjagaan pesakit dan menambahbaik perkhidmatan penjagaan kesihatan;
14. menjalankan pembuatan keputusan automatik, termasuk pemprofilan selaras dengan undang-undang yang tertentu; dan
15. untuk tujuan-tujuan lain yang diperlukan bagi mengendalikan, mengekalkan dan menguruskan perniagaan, keselamatan dan hubungan anda dengan pihak kami dengan lebih baik (secara kolektif, “Tujuan”).

Pemprosesan Data Peribadi anda mungkin wajib atau sukarela, bergantung pada Tujuan di mana Data Peribadi anda dikumpul. Sekiranya anda wajib memberikan Data Peribadi anda kepada kami, dan anda gagal, memilih untuk tidak memberikan data tersebut kepada kami, atau tidak bersetuju dengan Notis PDP ini, kami tidak akan dapat menyediakan perkhidmatan kami atau meneruskan urusan dengan anda.

5. Perkongsian Data Peribadi anda dengan pihak lain

Data Peribadi anda mungkin dikongsi dalam SENA, profesional penjagaan kesihatan yang berkaitan, dan pihak luar yang dibenarkan, yang merangkumi:

1. profesional penjagaan kesihatan;
2. penyedia perkhidmatan, vendor, kontraktor, pembekal yang menyediakan produk dan perkhidmatan kepada kami, seperti untuk sokongan keselamatan, penghantaran dan pengangkutan, tinjauan pelanggan, pihak pemulihan hutang, penggajian dan sokongan perbelanjaan kakitangan, serta pentadbiran faedah dan ganjaran;
3. agensi kerajaan, pihak berkuasa tempatan dan agensi bukan kerajaan;
4. penasihat profesional dan lain-lain, seperti institut-institut kewangan, bank, syarikat dan ejen insurans, juruaudit, peguam, akauntan, dan penasihat daftar gaji;
5. hospital-hospital, penyedia-penyedia penjagaan kesihatan, atau peyedia-penyedia latihan swasta dan awam yang lain;
6. keluarga dan waris;
7. pihak-pihak lain sepertimana yang dikehendaki oleh undang-undang, mahkamah, pengawal selia atau proses undang-undang yang memerlukan penzahiran atau pendedahan;
8. pihak lain berkaitan dengan urus niaga korporat, seperti penjualan perniagaan, penyusunan semula, penyatuan, usaha sama, atau pelupusan perniagaan, aset atau saham kami; dan/atau
9. mana-mana pihak yang mana SENA menganggap perlu.

6. Pemindahan Data Peribadi Merentasi Sempadan

Untuk memenuhi Tujuan, Data Peribadi anda mungkin dikongsi dalam SENA atau dengan pihak luar yang diberi kuasa di seluruh dunia. Ini mungkin melibatkan pemindahan Data Peribadi anda ke negara di luar Malaysia. Kami memastikan bahawa sebarang pemindahan sedemikian mematuhi syarat-syarat PDPA.

7. Langkah Keselamatan

Langkah-langkah sesuai akan diambil untuk melindungi Data Peribadi anda, dan pihak luar juga akan diminta untuk menjaga kerahsiaan dan keselamatan Data Peribadi anda. Kami mengambil langkah-langkah fizikal, teknikal dan pengurusan untuk mencegah Data Peribadi anda daripada dihapuskan, dihilangkan, disalahgunakan, diubah, dan didedahkan atau diakses tanpa kebenaran.

Walau bagaimanapun, anda perlu menjaga keselamatan kata laluan anda dan tidak mendedahkannya kepada pihak lain untuk mengurangkan risiko pelanggaran data.

8. Tempoh Penyimpanan

Sebarang Data Peribadi yang disimpan oleh pihak kami akan dimusnahkan dan/atau dipadamkan daripada rekod dan sistem kami mengikut dasar penyimpanan kami sekiranya data tersebut tidak lagi diperlukan untuk Tujuan tersebut.

9. Akses dan Kemas Kini Data Peribadi

Kami berusaha sedaya upaya bagi memastikan bahawa Data Peribadi yang kami proses tentang anda adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Jika terdapat sebarang perubahan pada Data Peribadi anda atau jika anda percaya bahawa Data Peribadi yang ada dalam simpanan kami mengenai anda adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini, sila hubungi pihak kami supaya kami boleh mengambil langkah-langkah tertentu untuk mengemaskini Data Peribadi anda.

Jika anda ingin meminta akses kepada Data Peribadi anda atau menarik balik kebenaran anda untuk kami memproses Data Peribadi anda, sila hubungi pihak kami. Kami mengesyorkan agar permintaan anda dibuat secara bertulis.

Selaras dengan PDPA:-

1. Bergantung kepada maklumat yang dimohon, kami mungkin mengenakan bayaran selaras dengan Jadual Pertama (Peraturan 2) Peraturan-peraturan Perlindungan Data Peribadi (Fi) 2013 untuk memproses permohonan anda untuk mengakses Data Peribadi; dan
2. Kami boleh menolak permohonan anda untuk mengakses atau membuat pembetulan selaras dengan PDPA.

10. Untuk menghubungi kami

Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan, permintaan atau komen berkaitan dengan Notis PDP ini, sila hubungi Pejabat Perlindungan Data melalui saluran berikut:

• E-mel: dpo@senahealthcare.com.my
• Komunikasi bertulis boleh dihantar kepada:
  No. 32A-1, Jalan Radin Bagus 3,
  Sri Petaling,
  57000 Kuala Lumpur.
  (U/P: Henry Yap, Pejabat Perlindungan Data)

Kami akan melakukan yang terbaik untuk menangani permintaan dan kebimbangan anda dalam masa yang munasabah. Setelah menerima permintaan anda, kami akan meminta anda mengesahkan identiti anda sebelum kami boleh bertindak atas permintaan anda.

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis PDP ini, versi Bahasa Inggeris akan diutamakan.

¹ SENA ialah rangkaian syarikat yang beroperasi di Malaysia (sebahagian daripada kumpulan entiti di bawah syarikat induk utama, SENA Healthcare Services Sdn Bhd). “Sekutu” merujuk kepada mana-mana entiti yang mengawal, dikawal oleh, atau berada di bawah kawalan yang sama, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dengan anak syarikat atau syarikat berkaitan dalam Kumpulan, di mana “kawalan” bermaksud pemilikan atau kuasa untuk mengundi yang mewakili lebih daripada 50% saham mengundi, stok pemilikan, atau kepentingan dalam entiti tersebut.